รีวิวหนังสือ - การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ

ฉันคิดว่าปลอดภัยที่จะบอกว่าเกือบทุกคนที่ต้องใช้อีเมลในงานได้ใช้ Microsoft Outlook ฉันเป็นหนึ่งในหลาย ๆ คนที่เพิ่งเรียนรู้เรื่องนี้มากพอสมควรและไม่เคยคิดว่ามันเป็นอะไรที่มากกว่าโปรแกรมอีเมลที่สามารถพิมพ์ปฏิทินได้ เจ้านายของฉันรู้น้อยเกี่ยวกับ Microsoft Outlook มากกว่าที่ฉันได้ดังนั้นฉันจึงพิมพ์ปฏิทินของแผนกสำหรับเธอเสมอ ลองจินตนาการว่าฉันประหลาดใจเมื่อได้เห็นชื่อหนังสือเล่มนี้! ใช้ Microsoft Outlook เพื่อการจัดการเวลาและองค์กรหรือไม่? นี้ฉันได้เห็น มันสามารถใช้วิธีนี้ได้โดยคนที่มีทักษะพื้นฐานเท่านั้น? ฉันกระตือรือร้นที่จะค้นพบ

หมายเหตุ: ฉันจะอ้างถึงหนังสือว่า "การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ" จากที่นี่ซึ่งทำให้เสียเวลาและเวลาของคุณน้อยลง

ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์

บทนำเป็นความมั่นใจมาก ใช่หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับผู้ที่มีทักษะ Microsoft Outlook ขั้นพื้นฐานเท่านั้น ผู้เขียนขอให้ผู้อ่านเข้าใจพื้นฐานเนื่องจากไม่ใช่ "วิธีการใช้ Microsoft Outlook โดยเริ่มจากแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้า" ส่วนที่เหลือของ Microsoft Outlook ที่จะอธิบาย "ตั้งแต่คลิกแรก" คือ Tasks เนื่องจากเป็นส่วนที่คนส่วนใหญ่ไม่เคยใช้หรือไม่ได้ใช้อย่างกว้างขวาง ผู้เขียนบอกว่าหนังสือเล่มนี้เป็นคำที่ใช้สำหรับผู้ใช้ Microsoft Outlook ที่ มีประสบการณ์เพราะเป็นระบบการจัดการองค์กรและเวลาที่ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้นและอาจแสดงถึงผู้ใช้ที่มีประสบการณ์มากที่สุดในการรับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการแนะนำแบบนี้ฉันกระตือรือร้นที่จะอ่านหนังสือมากขึ้น

แต่ละบทเริ่มต้นด้วยภาพรวมของปัญหาที่เริ่มต้นตามด้วยส่วนที่เรียกว่า "ลองเริ่มต้นและเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้" และจบลงด้วยหัวข้อ "คุณลองใช้แล้ว" ซึ่งสรุปสิ่งที่บทสอนและให้ผู้อ่านได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับหนังสือคือไม่ได้เชื่อมโยงกับเวอร์ชันเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง มีคำแนะนำในที่นี้สำหรับ Microsoft Outlook 2003, 2007 และ 2010 ดังนั้นจึงไม่มีใครถูกปิดระบบ

ไม่จมน้ำในอีเมล

ฉันชอบภาพของ "น้ำท่วมอีเมล" ที่หนังสือต้องการทำให้เราไม่จมน้ำตายทุกคนเป็นวิธีเดียวที่จะอธิบาย ฉันเคยเห็นคนพูดคุยเกี่ยวกับอีเมลนับร้อยหรือหลายพันฉบับที่ยังคงนั่งอยู่ในกล่องจดหมายและมีการรั่วไหลอยู่ตลอดเวลา ไม่มีทางที่ทุกคนสามารถอ่านอีเมลทั้งหมดได้ แต่สิ่งที่พวกเขาต้องการคือวิธีการที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพในการจัดการกับสิ่งที่มีอยู่แล้วและเก็บไว้จากกองซ้อนอีกครั้ง และแน่นอนถ้าเริ่มต้นด้วย "น้ำท่วม" ของอีเมลการรับสถานการณ์ภายใต้การควบคุมจะไม่เกิดขึ้นในแฟลช ต้องมีแผนทีละขั้นตอน นั่นคือสิ่งที่ การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ ได้ก่อตัวขึ้น ผู้เขียนระบุสาเหตุหลักของปัญหา (เช่นการฟุ้งซ่านคลิก "ตอบทั้งหมด" และไม่มีระบบจัดการเมลขาเข้า) จากนั้นจึงนำผู้อ่านไปตามขั้นตอนที่จำเป็นในการจัดการกับสิ่งที่มีอยู่แล้วและตั้งค่า ทำให้ระบบไม่เกิดขึ้นอีก ผมคิดว่าทุกคนที่ต้องใช้เวลาในการอ่านส่วนนี้และทำตามคำแนะนำของผู้เขียน (และที่สำคัญที่สุดคือติดอยู่กับระบบของพวกเขา) จะพบว่ามันใช้ได้ผลดี พวกเขามีความซื่อสัตย์เกี่ยวกับจำนวนผู้อ่านจะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมของตัวเองเพื่อให้ได้สิ่งต่างๆตามลำดับและเหตุผลที่จำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ รายละเอียดสำหรับแต่ละรุ่นของ Microsoft จะอธิบายรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนที่จำเป็น (เช่นปิดการแจ้งเตือนการตั้งค่าช่วงเวลาเพื่อจัดการกับอีเมลและปล่อยให้อยู่คนเดียวในเวลาอื่น ๆ ตลอดจนการสร้างการเตือนความจำงานและการนัดหมายโดยตรงจากอีเมลขาเข้า) Outlook พวกเขาพูดถึงการสร้างโฟลเดอร์ของคุณเองและตั้งค่าสถานะข้อความที่สำคัญเพื่อไม่ให้มองข้ามพวกเขาซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันต้องการฉันรู้เมื่อใช้ Microsoft Outlook ในที่ทำงาน มีคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่ากฎเพื่อให้ข้อความเรียงลำดับตามโฟลเดอร์ที่ต้องการโดยอัตโนมัติ ยิ่งกว่าสิ่งอื่นใดคุณสามารถช่วยลดปัญหาความยุ่งเหยิงของกล่องขาเข้าและให้ทุกคนจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

จัดลำดับความสำคัญของคุณให้ตรง

ส่วนที่เกี่ยวกับการใช้งานเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญยังเป็นประเด็นที่ถูกต้องและใช้ตัวอย่างของคนทำงานที่ไม่เป็นระเบียบและไม่เป็นระเบียบตลอดกาลเพื่อแสดงว่าการฟุ้งซ่านอาจส่งผลร้ายแรงได้อย่างไร จากนั้นผู้อ่านจะถูกนำมาใช้ผ่านหลายวิธีในการกำหนดสิ่งที่งานมีความสำคัญมากและควรมีความสำคัญมากกว่าสิ่งอื่น ๆ นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่มีปัญหาในการค้นหาสิ่งที่สำคัญมากและสิ่งที่สามารถลดความสำคัญในขณะที่งานสำคัญที่สุดได้รับการดูแล ผู้เขียนเน้นความสำคัญของการเขียนสิ่งต่างๆลง นี่เป็นแนวคิดที่สำคัญในหลาย ๆ ระบบการจัดการเวลาที่รู้จักกันดีและถูกต้องเช่นนี้ ปัจจุบันเรามีอะไรมากพอที่จะจดจำได้และแม้แต่ไอน์สไตน์ก็สามารถจัดการได้ทั้งหมด การเขียนสิ่งที่ลงเป็นกุญแจสำคัญ ผู้เขียนไปไกลกว่าการเขียนเรียบง่ายและอธิบายว่าทำไมและควรให้คนเขียนแผนการอย่างไร พวกเขายอมรับว่าการเริ่มต้นเขียนแผนไม่ใช่เรื่องง่ายเมื่อไม่ได้ทำมาก่อนและพวกเขาอธิบายว่าเหตุใดจึงจำเป็นสำหรับการจัดการเวลาที่ดี การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพจะ อธิบายถึงระบบที่ง่ายสำหรับการตั้งค่าการนัดหมายและงาน (และอธิบายความแตกต่างระหว่างสองอย่างชัดเจน) และการตั้งค่ามุมมองตัวกรองและหมวดหมู่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หมวดหมู่งานและเวลา

บทแรกในหนังสือจัดการส่วนใหญ่กับสิ่งที่ Microsoft Outlook สามารถทำได้ในที่ทำงาน ผู้เขียนได้อธิบายถึงวิธีที่ Microsoft Outlook สามารถใช้ในการวางแผนเวลาที่ไม่ใช่การทำงานได้เช่นกัน พวกเขาทำตามขั้นตอนที่จำเป็นในการตั้งค่าหมวดหมู่และตั้งรหัสสีหากต้องการเพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบงาน พวกเขาเน้นความสำคัญของการวางแผนรายสัปดาห์และรวมถึงเวลาสำหรับเรื่องส่วนบุคคลเช่นการออกกำลังกายและการศึกษาเป็นส่วนหนึ่งของแผนโดยรวม ในตอนแรกอาจดูแปลก ๆ ในการจัดกิจกรรมส่วนตัวในแบบแผนการทำงานประจำสัปดาห์ ของ Microsoft Outlook แต่ผู้เขียนอธิบายได้อย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงเป็นแนวคิดที่ดีมากโดยเน้นความสำคัญของความสมดุลในชีวิตส่วนตัวและอาชีพ พวกเขาตระหนักดีว่าพื้นที่ทำงานทั้งหมดไม่ได้ช่วยให้การวางแผนเป็นส่วนตัวได้และทุกคนไม่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ที่ทำงานนอกสำนักงานได้และมีกลยุทธ์ในการจัดการกับเรื่องนี้ เป็นที่ชัดเจนว่าพวกเขามีความเข้าใจที่มั่นคงไม่เพียง แต่เรื่องของพวกเขา แต่ในความเป็นจริงของสถานที่ทำงาน

การวางแผนในชีวิตจริง

เรื่องราวของคนงานที่ไม่เป็นระเบียบสมมุติในบทที่เกี่ยวกับการวางแผนในชีวิตจริงอย่างต่อเนื่อง คนส่วนใหญ่ไม่ทราบจริงๆว่างานที่กำหนดจะใช้เวลานานแค่ไหนเพราะเป็นงานที่ยากมากที่ยืนอยู่คนเดียว การเดินทางไปยังสำนักงานรวมถึงเวลาในการเดินทางไปที่รถจอดรถและเดินไปยังที่ทำงานและคนจำนวนมากคิดถึงเวลาในการขับขี่ที่แท้จริงเท่านั้น ผู้คนฟุ้งซ่านหรือสิ่งที่เกิดขึ้นทำให้วันทำงานตามปกติกลายเป็นความไม่สมบูรณ์ คนทำในสิ่งที่พวกเขาต้องการทำและจัดการไม่ให้ทำในสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการทำ (ซึ่งทำผิดทุกอย่างขึ้นกับทุกคนที่ขึ้นอยู่กับงานนั้น) ในส่วนนี้ผู้เขียนมองดูธรรมชาติของมนุษย์ได้ดีและแสดงให้เห็นว่าแผนวันที่มีประสิทธิภาพสามารถทำให้ทุกอย่างทำงานได้ราบรื่นมากขึ้น การติดตามความถูกต้องของเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ ไม่มีการประมาณการหรือตัวเลข ballpark - จำนวนเวลาที่แท้จริงสำหรับแต่ละงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยพื้นฐานแล้วผู้เขียนต้องการให้ผู้อ่านสร้างฐานข้อมูลเวลาดังนั้นแทนที่จะคาดเดาหรือใช้ปีกก็ได้ผู้อ่านสามารถดูเวลาที่แท้จริงสำหรับงานใด ๆ ที่กำหนดไว้และวางแผนได้ตามปกติ พวกเขายังขอให้ผู้อ่านประเมิน "Productivity Hours" ของตัวเองช่วงเวลาเหล่านี้ในแต่ละวันเมื่อคนทำงานได้ดีที่สุดและ "Disruption Hours" ของตัวเองในช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อมีแนวโน้มที่จะถูกขัดจังหวะ จากนั้นพวกเขาก็วางแผนที่จะกำหนดช่วงเวลาหยุดชะงักในช่วงเวลาที่มีการผลิตสูงสุดและพวกเขายอมรับว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นข้ามคืนเนื่องจากตามคำนิยามคนอื่น ๆ ต้องได้รับการฝึกอบรมเพื่อไม่ขัดจังหวะคุณในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ และพวกเขาเน้นความสำคัญของการสร้าง "เวลาบัฟเฟอร์" เพื่อให้หากสิ่งต่างๆใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ส่วนที่เหลือของวันจะไม่ได้รับผลกระทบอย่างสิ้นเชิง

การประชุมการประชุมผู้ที่มีการประชุม?

การประชุมดูเหมือนจะเป็นความจริงในชีวิตของธุรกิจและอาจเป็นความหายนะอย่างมากและการฆาตกรรมที่มีประสิทธิผล การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ ยอมรับสิ่งนี้และอธิบายรายละเอียดวิธีตั้งค่าการประชุมผ่านทาง Microsoft Outlook และประสานเวลาการประชุมกับผู้อื่น คำแนะนำที่มีค่าที่สุดของมันแม้ว่าจะสามารถสรุปได้ในแถลงการณ์ ว่า "การประชุมที่ดีที่สุดคือสิ่งที่ไม่เกิดขึ้น" การประชุมพาคนออกไปจากงานของพวกเขาขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์อาศัยทุกคนมากเกินไปที่จะสามารถแสดงตัวและสามารถมีส่วนร่วมในทางที่มีความหมายและใช้จ่ายเงินของ บริษัท เพราะคนที่อยู่ในที่ประชุมแทนการทำงานของตน ดังนั้นหลังจากอธิบายวิธีการตั้งค่าคำขอการประชุมผู้เขียนแนะนำว่าควรกำหนดการประชุมให้น้อยที่สุดและควรใช้วิธีการสื่อสารแบบอื่น (เช่น Windows Live Meeting หรือการประชุมสาย) ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากจำเป็นต้องมีการประชุมมีแผนจะทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างราบรื่นและให้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น นี้ครอบคลุมฐานทั้งหมดและควรเพิ่มผลผลิตของทุกคนและเสียเวลาขั้นต่ำของเวลา มันจะเป็นทรัพยากรที่ดีเยี่ยมสำหรับสถานที่ทำงาน

ลดกระดาษและเพิ่มผลผลิตมากขึ้น

หลายคนคงชอบเก็บข้อมูลไว้บนกระดาษ (ต้องยอมรับว่าเป็นหนึ่งในคนเหล่านั้น) แต่กระดาษที่ง่ายต่อการสูญเสียการติดตามและไม่ถูกต้องและหลังจากที่ในขณะที่มวลที่แท้จริงของกระดาษกลายเป็นเทอะทะเพื่อให้มันก็อาจจะถูกส่งไปยังเครื่องหั่นกระดาษ การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล กำหนดวิธีการจดบันทึกที่มีประสิทธิภาพและติดตามไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้เขียนขอแนะนำให้ผู้อ่านใช้ Microsoft OneNote แต่ยอมรับว่า Microsoft Office ไม่รวมอยู่ใน Microsoft Office หลายรุ่น (โดยเฉพาะรุ่นเก่ากว่า) และต้องซื้อแยกต่างหากซึ่งหลายคนไม่สามารถจ่ายได้ ฉันหวังว่าผู้เขียนได้เสนอคำแนะนำสำหรับทางเลือกต่างๆสำหรับ Microsoft OneNote เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์มากและสามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Outlook ได้ อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพช่วย ให้ผู้อ่านอ่านผ่าน Microsoft OneNote เพื่อจดบันทึกจัดทำแผนตั้งค่าปฏิทินและตั้งค่าระบบที่มีโครงสร้างและมีระบบสำหรับการติดตามทุกอย่าง ข้อดีของการใช้บันทึกและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ฉันต้องยอมรับว่าฉันเริ่มที่จะคิดแตกต่างกันเกี่ยวกับโฟลเดอร์ทั้งหมดของฉันเต็มไปด้วยบันทึกย่อและงานพิมพ์หลังจากที่ฉันอ่านบทนี้แล้วและฉันจะเริ่มมองหา Microsoft OneNote หรือโปรแกรมอื่นที่คล้ายกันเพื่อช่วยให้ฉันสามารถติดตามสิ่งต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุปได้ทั้งหมด

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ปิดลงด้วยบทสั้น ๆ ที่เรียกว่า "วิธีการได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากหนังสือเล่มนี้" ซึ่งจะทำให้ทุกบทในมุมมองก่อนหน้านี้และอธิบายถึงวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้ Microsoft Outlook และ Microsoft OneNote เพื่อจัดการกับชีวิตส่วนตัวและมืออาชีพของคุณ ผู้เขียนแจ้งให้ชัดเจนว่าพวกเขาไม่คาดหวังว่าองค์กรจะเกิดขึ้นในชั่วข้ามคืนและพวกเขาไม่คาดหวังว่าจะเกิดขึ้นได้โดยปราศจากความมุ่งมั่นของผู้อ่านที่จะทำให้การทำงานเป็นไปได้ แต่พวกเขายังอธิบายว่าทำไมถึงต้องคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามในการทำตามแผนของพวกเขา แม้ว่าจะไม่ได้ใช้ Microsoft Outlook แผนนี้ก็สามารถทำงานได้ มีโปรแกรมอื่น ๆ ที่มีคุณลักษณะเหมือนกันมากอาจไม่ได้อยู่ในแพคเกจที่สะดวกเช่นนี้ แต่ใช้งานได้ ฉันเข้าใจว่าโฟกัสของหนังสืออยู่ใน Microsoft Outlook และ Microsoft OneNote แต่ฉันคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เขียนในการแนะนำโปรแกรมอื่น ๆ ที่สามารถใช้เพื่อทำตามระบบเดียวกันได้โดยไม่ต้องมี Microsoft Office เต็มรูปแบบอยู่ . นี่เป็นเพียงข้อเสนอแนะเล็กน้อยและฉันมั่นใจว่าทุกคนที่สนใจในการติดตามระบบนี้สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในมือ

ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการจัดอันดับ 4/5

คำตัดสิน

การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่ทุกคน เราทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากการหาสมดุลในชีวิตมืออาชีพและส่วนบุคคลของเราจากการใช้เวลาของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นและจากการใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดที่เรามีอยู่ในมือ แม้กระทั่งคนที่มั่นใจได้ว่าพวกเขามีทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุมสามารถหาคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ได้ที่นี่ ผู้เขียนเข้าใจได้อย่างชัดเจนทั้งซอฟต์แวร์และธรรมชาติของมนุษย์และใช้วิธีการทีละขั้นตอนและอธิบายว่าเหตุใดสิ่งที่พวกเขาอธิบายจะทำงานได้ ฉันดีใจที่ได้มีโอกาสทบทวนหนังสือเล่มนี้เพราะตอนนี้ฉันสามารถเริ่มวางแผนงานเพื่อให้การบริหารจัดการเวลาของฉันมีประสิทธิภาพมากขึ้น